In diesem Artikel geht es um die Frage:
„Soll ich einfach den E-Mail Service von meinem Webhoster verwenden?“
Im letzten Artikel „Empfohlene Schweizer WordPress Webhosting Anbietern“ habe ich es bereits angedeutet:
Das ist nicht unbedingt die beste und langfristige Lösung, auch wenn es theoretisch gehen würde (habe ich selbst auch lange so gemacht).
Aber aus einem wichtigen Grund rate ich davon ab:
SPAM.
E-Mail-Hosting ist ein komplexes Thema, welches sich wie jede Technologie und eben insbesondere wegen der Spam-Problematik ständig weiterentwickelt.
Mit einer Lösung wie Office 365 von Microsoft oder der Google Suite / Gmail haben Sie einfach führende Anbieter in diesem Bereich.
Das heisst:
Einerseits sind die Spamfilter von Microsoft und Google erfahrungsgemäss deutlich zuverlässiger (Sie haben also weniger Spam in Ihrer Inbox).
Andererseits (was ein fast noch grösserer Vorteil ist): Wenn Ihre E-Mails über die Server von Google oder Microsoft gesendet werden, dann werden diese grundsätzlich schon als vertrauenswürdiger eingestuft und bleiben seltener irgendwo in einem Spamfilter hängen (und Sie bekommen es ja meistens gar nicht mit, wenn Ihre Mails gar nie beim Empfänger angekommen sind).
Ausserdem ist das Versenden von E-Mails ja noch lange nicht alles:
Um effektiv zu arbeiten (vor allem im Team oder mit Kunden), brauchen Sie früher oder später auch einen Kalender, den Sie teilen können und der Ihnen z.B. das Versenden und Annehmen von Terminen erlaubt.
Und Sie wollen gemeinsam mit Kollegen am gleichen Dokument arbeiten, ohne die Word oder Excel Dateien per Mail hin- und herzuschicken.
Und dieses Dokument soll am besten gleich in der Cloud gespeichert sein, damit Sie von überall und von jedem Gerät aus darauf zugreifen können (der Cloud Speicher erspart Ihnen auch gleich das regelmässige Backup Ihrer lokalen Dateien, das man ja sowieso viel zu selten macht…).
Und Sie wollen per Videokonferenz oder Chat etwas mit Ihren Arbeitskollegen besprechen.
Ja, es gibt Wege und Tools um all das „gratis“ zu erledigen.
Aber aus eigener Erfahrung: Die paar Franken, die Sie monatlich sparen, holen den Aufwand und Stress nicht heraus, wenn Sie aus dem „gratis bzw. sowieso beim Hosting inklusiven“ Webmail vom Hoster (und allen anderen Tools) rauswachsen und Sie alles umziehen und migrieren müssen.
Ausserdem:
Falls Sie irgendwann aus dem Standard Hosting rauswachsen und für Ihre Website mehr Leistung brauchen, ist es deutlich einfacher, nur die Website umzuziehen.
E-Mail-Konten mit allen E-Mails (und ev. sogar Kalender und Termine) umzuziehen, ist äusserst mühsam…
Lernen Sie aus meinem Fehler und machen Sie es lieber von Anfang an richtig 😉
Sprich: Setzen Sie auf eine sogenannte „Groupware Lösung“ bzw. „Collaboration Software“.
Das wäre zumindest der geschwollene Fachbegriff dafür.
Die 2 sinnvollsten und bekanntesten Lösungen dafür sind die bereits Erwähnten:
Ein Wort der Warnung:
Ja, es gibt unzählige alternative Groupware Lösungen (schauen Sie ruhig einmal hier den Wikipedia Artikel dazu an, ich habe auf die Schnelle 28 gezählt).
Aber Nein, falls Sie in keinem Grossunternehmen mit eigener IT-Abteilung und entsprechendem Budget sind, würde ich eine alternative Groupware-Lösung gar nicht erst in Betracht ziehen.
Wählen Sie Office 365 oder Google Suite, nehmen Sie sich einmalig Zeit um es einzurichten und bezahlen Sie die ca. 5 Franken pro Benutzer und Monat. Sie werden sich viel Zeit und Ärger ersparen und haben dafür wirklich eine topmoderne Lösung, mit der Sie produktiv und vor allem gerne tagtäglich arbeiten werden.
Da bleibt eigentlich nur noch die grosse Frage:
Was ist besser?
Meine Meinung:
Office 365 ist zwar der „Standard“ (weil jeder kennt nunmal Microsoft Office und hat es schonmal benutzt), aber die Google Suite ist deutlich einfacher einzurichten und zu bedienen (und meine erste Wahl und Empfehlung).
Man merkt einfach, dass Office 365 auch auf Grossunternehmen ausgerichtet und darum deutlich komplexer und umfangreicher ist (sowohl bei der Einrichtung, als auch späteren Verwaltung).
Wobei das jetzt nicht einmal heisst, das Google Suite nicht mithalten könnte oder „weniger“ kann:
Der Flugzeughersteller Airbus hat beispielsweise mit 130’000 Angestellten von Office auf die Google Suite gewechselt.
Die Chance ist also gross, dass die Google Suite auch für Sie mehr als ausreichen sollte.
Ich kann Ihnen hier zwar unmöglich eine detaillierte Evaluation abnehmen.
Aber:
Meiner Meinung nach sind folgende Punkte ein KO-Kriterium für Google und Sie sollten besser auf Office 365 setzen:
- Sie sind ein Microsoft Office (z.B. Outlook oder Excel) Power User und Gewohnheitstier (z.B. ist die Gmail Weboberfläche wirklich grossartig, aber es braucht nunmal eine gewisse Umgewöhnungszeit, wenn man sich bereits an Outlook gewöhnt hat)
- Sie müssen regelmässig Word, Powerpoint oder Excel Dateien mit Kunden austauschen (obwohl diese Formate grundsätzlich von Google’s Office Lösung unterstützt werden, können sehr grosse und komplexe Dateien natürlich immer mal Probleme verursachen)
Wenn Ihnen diese Punkte nicht im Weg stehen, dann hat die Google Suite dafür 2 Vorteile:
- Es ist tendenziell günstiger (abhängig vom Plan oder wenn man besonders viel Speicherplatz benötigt): Auf dem günstigsten Plan ca. 4.50 CHF (4 Euro) pro Benutzer und Monat, während Office 365 4.70 CHF pro Benutzer und Monat kostet (bzw. 9.60 CHF, wenn man nicht nur das webbasierte Office möchte, sondern Office auch lokal installieren will).
- Die Google Tools sind deutlich einfacher einzurichten, sowie auch schlanker, schneller und benutzerfreundlicher in der Bedienung. Wobei der letzte Punkt sicherlich auch Ansichts- bzw. Gewöhnungssache ist. Aber die Gmail Oberfläche hat nicht umsonst so viele begeisterte Fans.
Meine persönliche Empfehlung und Einschätzung:
Speziell für Selbständige und kleinere Unternehmen empfehle ich grundsätzlich, wirklich einfach auf die einfachere Google Suite zu setzen.
Wofür Sie sich schlussendlich auch entscheiden: Das Arbeiten macht deutlich mehr Spass mit einer professionellen und zuverlässigen Lösung.
Hier finden Sie mehr Infos und Preise für Office 365
Und hier die Infos und Preise für die Google Suite
Die Themen Hosting und E-Mail tauchen zwangsläufig auf, wenn man über das Projekt „eigene Website“ spricht. Hiermit haben wir diese 2 wichtigen Pflichtthemen aber abgehakt.
Im nächsten Artikel geht es endlich um WordPress:
Welches WordPress „Multifunktion“ Theme ist das Beste?
Eins vorweg: Die Meinungen gehen da ziemlich auseinander.
Vielleicht kann ich Ihnen aber einen typischen Fehlentscheid ersparen… 🙂
Die Mailboxen auszulagern ist sicher eine gute Möglichkeit doch……
Die von dir angepriesenen Cloud-Lösungen benötigen aber auch ein gesundes Vertrauen zu Microsoft und Google, was ich nicht habe. Dann wäre noch das Thema des Backups aus der Cloud.
Im weiteren sind für viele KMU die Unmengen an Colaborationsdiensten nicht ansatzweise zu händeln und werder weder nachgefragt noch benötigt. Unschönes Ruckeln beim Arbeiten kann natürlich verschieden Ursachen haben, doch bei Office 365 immer wieder festgestellt. Der Schreinermeister oder Mahlerbetrieb ist bei Cloudlösungen für die Einrichtung, Unterhalt und Pflege auf fachlichen IT-Beistand angewiesen. Und es Kostet klar mehr als eine lokale Lizenz, die sich auch problemlos und manigfaltig verlinken lässt.
Grüsse
G.W.
Hallo,
Ja, das Thema Datenschutz ist bei diesen grossen Datensammel-Firmen natürlich immer etwas fragwürdig. Das muss jeder für sich selbst entscheiden. Für mich persönlich ist ein Boykott keine Lösung.
Der Punkt mit den „Unmengen an Colaborationsdiensten“ kann ich aber nicht ganz nachvollziehen. Irgendeinen E-Mail-Dienst braucht man, und warum ich dafür Google oder Microsoft empfehle, habe ich im Artikel erklärt. Die Office Programme kann man unabhängig davon natürlich immer noch lokal installieren bei Bedarf.
Und nach der einmaligen Einrichtung fällt eben kein Unterhalt mehr an, da ja alles schön in der Cloud liegt. Und die Einrichtung selbst ist auch gar nicht so komplex (wenn man es nicht extern machen lassen will). In meinem Online Kurs gibt es z.B. eine simple Schritt für Schritt Anleitung für die Google Suite.
Beste Grüsse,
Michael
wie machst du das mit einer eigenen domain bei microsoft 365? anscheinend soll das nur für bei GoDaddy registrierte Domains möglich sein..
Hallo Sven,
Nein, das ist völlig unabhängig davon, wo Du die Domain registriert hast. Du musst einfach die von Microsoft angegebenen Einstellungen beim DNS-Server hinterlegen. Aber ja, Microsofts Office 365 ist insgesamt deutlich komplexer und unübersichtlicher als Google Suite.
Beste Grüsse,
Michael